Savjeti za bolju organizaciju vremena i radnog dana
Svaki dan trebamo određeno vrijeme potrošiti na obaveze koje nam se baš i neće raditi ali ih moramo raditi, obično to zovemo posao. Također, dio vremena trebamo odvojiti i na odmor, pauzu, ručak, zabavu i sl., na popratne stvari koje su tu da razbiju sumornu poslovnu rutinu na više dijelova i pomognu nam da izguramo dan. Organizacija dana nam pomaže naći kompromis između posla i odmora.
Piše: Petar Karabatić
Tajna je u dobroj organizaciji
Od organizacije često zaziremo, a rekao bih čak i da imamo predrasude prema njoj ako zamišljamo da ona podrazumijeva pisanje sumornih tablica sa zadacima, prioritetima i vremenom potrebnim za obavljanje. Ovakav plan bio bi grozan. Zamislite samo da imate sve na minutu definirano i onda u nekom trenutku uleti nešto drugo, nešto neplanirano, recimo morate na WC. Organizacija dana koja uzrokuje stres nije dobra organizacija.
Obilježja dobre organizacije vremena
Glavno obilježje organizacije vremena je da ušteda, organizacija štedi vrijeme. Ono što biste bez nje radili 8 sati uz nju obavite u 6 ili 7 sati. Kako? Tako što ćete iz rasporeda izbaciti aktivnosti na kojima ste dosad gubili vrijeme, recimo Facebook, zezanje, surfanje Internetom bez cilja, pregledavanje fotogalerija i sl.
Procesu organizacije treba posvetiti vremena. To nije izgubljeno vrijeme nego naprotiv, u tom vremenu ćete posložiti stvari za taj dan pa ćete biti na dobitku.
Organizaciju vremena treba raditi ujutro, što ranije. Zašto baš ujutro? Ujutro smo još hladne/ mirne glave, popodne nam je razina stresa obično viša, a za organizaciju je bitno da smo što smireniji jer ćemo tako moći objektivnije odlučiti što nam je prioritet za danas. Moći ćemo bolje procijeniti koliko toga stignemo obaviti. Ukoliko organizaciju radimo popodne znači da ćemo jutro provesti pomalo srljajući kao guska u magli, a ako ne stignemo do podneva napraviti ono što smo naumili uhvatit će nas i panika .
Zašto je dobro organizirati si vrijeme?
Možda ćete reći da je odgovor na ovo pitanje jasan, da je svrha napraviti plan kako biste olakšali posao, kako biste se držali onoga što vam je prioritet za taj dan, kako biste bili efikasni. Po mom iskustvu jedna od glavnih svrha je zapravo da postanem svjestan kada radim nešto što ne trebam, npr. provodim vrijeme na Facebooku. Moj plan aktivnosti je tu zato da mogu pogledati na njega i vidjeti da tamo ne piše “Danas ti je zadatak izgubiti 2 sata surfajući po Facebooku”. Kada to vidim lijepo ugasim Facebook i posvetim se nečemu smislenijem što je na planu.
Kako organizirati vrijeme?
Sadržaj plana aktivnosti
Plan je u suštini popis stvari koje treba odraditi. Postoje dva pristupa tome kako lista aktivnosti treba izgledati, ponekad to može biti jedna natuknica. Je li bolje napisati samo natuknicu ili dodati i opis- odlučite sami. Meni je uglavnom dovoljna natuknica, ali da olakšam, zadatke koje znam da ću raditi pred kraj dana volim odmah ujutro i razraditi jer znam da ću pred kraj dana biti umoran i pod stresom.
Kako treba izgledati plan aktivnosti?
Ovo je individualno. Netko voli pisati, netko voli crtati. Ja sam recimo nabavio veliku ploču na koju ujutro pišem što sve trebam uraditi, a tokom dana to prepravljam jer mi neke stvari oduzmu više vremena od planiranog, neke obavim brže od planiranog. Netko više voli pisati liste, a netko voli grafove, recimo mentalne mape (eng. mind map).
Pomaže ako koristite više boja u pisanju. Važan savjet je, budite fleksibilni u smislu da sebi dozvolite krive procjene, da se ne ljutite na sebe jer ste previše toga zadali, a premalo napravili. Jedan od glavnih razloga zašto si ja volim organizirati vrijeme na ploči je taj da na ploči mogu brisati i ispravljati koliko me volja. No, nismo svi isti.
Isprobavajte kako biste saznali što vam najbolje odgovara
Jedan dan sebi zadajte puno stvati da obavite, drugi dan manje. Probajte razne načine vođenja plana aktivnosti, crtajte, pišite, u šarenim bojama ili u jednoj boji… Želite li zaista postati “gospodar svog vremena” morate isprobavati i učiti na vlastitim pogreškama.
Ne postoji knjiga ili predavanje ili osoba koja vas može bolje naučiti gospodariti vremenom od vas samih.
