Posla je mnogo, vremena nikad dovoljno: Kako se efikasnije organizovati u radu?

Kad smo već kod vremena, to je jedina stvar koje svaki profesionalac ne može imati previše.

“Nisam imao/la vremena”, je izjava koju smo ili koristili ili čuli milion puta u svom profesionalnom i privatnom životu.

A sa samo 20% ljudi koji smatraju da je njihov posao pod kontrolom, važnost obve izjave postaje još izraženija.

Međutim, jasno je da je svakom pojedincu nemoguće kontrolirati svaki minut svog života.

Ali za svakog lidera na poziciji, suština efikasnog upravljanja vremenom ostaje nepobediva.

Ako vam je teško upravljati vremenom, postoji rješenje.

Tu su savjeti o upravljanju vremenom kako biste obavili posao “pametno, a ne teško”.

Prije nego što se upustimo direktno u efikasne strategije za upravljanje vremenom, trebamo znati šta je time management/upravljanje vremenom.

Šta je time/management/upravljanje vremenom?

Upravljanje vremenom je proces vježbanja načina da se dobije vrhunska kontrola nad vremenom utrošenim na određene zadatke i aktivnosti.

Osnovni cilj je učiniti više za manje vremena bez gubljenja sekunde.

Foto: Smartsurvey

Dobro upravljanje vremenom je čin povećanja efikasnosti i produktivnosti.

I to također, bez podvrgavanja opsežnom iskušenju stresa i preopterećenosti. To je strateški pristup za uspješno izvršenje zadataka uz poštovanje rokova.

Sedam savjeta za efikasno upravljanje vremenom

1. Biti (i ostati) organiziran/a

Održavanje i fizičkog i digitalnog radnog prostora organiziranim je najistaknutiji faktor koji minimizira nered i štedi vam dodatni sat.

Nagomilani papiri, preopterećeni sandučići za e-poštu i razbacani fajlovi nepotrebno razvlače uzde vremena, koštajući vas dragocjenih minuta.

A frustracija koja dolazi s tim je još jedna prepreka koja vas ometa da se fokusirate na ono što je važno.

2. Razumjeti prioritete

“Ključ nije u određivanju prioriteta onome što je na vašem rasporedu, već u planiranju svojih prioriteta”, Stephen Covey.

Prilikom dodjele zadataka ili postavljanja liste obaveza, vodite računa da procijenite prioritet na osnovu važnosti, a ne hitnosti.

Na ovaj način birate raspored koji je u skladu s vašim ciljevima. Međutim, priznajem nepredvidljivost nepredviđenih slučajeva.

Trenuci u kojima ćete morati odmah obratiti pažnju na zadatak, upravljajući mjeračem hitnosti.

3. Napraviti efikasan dnevni plan

Napravite plan, planirajte dnevni dan.

Bilo da se radi o vašem toku posla ili dnevnom rasporedu, uložite dosta vremena u mapiranje.

Kada imate jasnu mapu puta za svoje zadatke, ne gubite veliki dio svog radnog dana smišljajući šta dalje.

Sigurno ćete shvatiti kako je kreiranje plana vrednije od nesvjestice. Na ovaj način podižete svoju produktivnost i puštate da se emisija pokrene za tren oka.

4. Postaviti jasne ciljeve

Fokusirajte sve svoje misli na posao koji imate pri ruci.

“Sunčeve zrake ne sagorijevaju dok se ne izoštre.”, Alexander Graham Bell.

Postavite za svoj tim i sebe jasan skup ciljeva – i kratkoročnih i dugoročnih.

Uspostavljanje jasnog osjećaja svrhe doprinosi vjerovatnoći postizanja ciljeva u određenom vremenskom okviru.

Svoje ciljeve možete definirati korištenjem SMART metode – specifični, mjerljivi, dostižni, relevantni i pravovremeni.

5. Delegirati zadatke

Ovo je najvažniji i strateški dio koji treba izvršiti od strane lidera.

Delegiranje zadataka bez vođenja računa o snagama, kapacitetima i dostupnosti tima rezultira kontraproduktivnošću.

Iako ponekad možete osjetiti potrebu da uđete u njihove cipele i obavite stvari sami, to može ometati efikasnost i spriječiti vas da iskoristite snagu članova vašeg tima.

6. Ukloniti smetnje

Povratak na posao nakon prekida traje više od 25 minuta.

Od beskrajnih sastanaka i slanja poruka kolegama do pregledavanja društvenih medija i web pretraživača, ove smetnje mogu značajno uticati na produktivnost na poslu.

Prepoznavanje ovih kradljivaca vremena prvi je korak ka oslobađanju vašeg vremena od nepotrebnih prekida i ostanku fokusiranosti.

7. Koristiti tehnologiju i alate

Upoznavanje sa dostupnim tehnološkim napretkom za ublažavanje opterećenja je način da unapredite svoju igru ​​upravljanja vremenom.

Ovi alati vam olakšavaju stvari bez potrebe da prođete veću obuku. Uz dobar alat za upravljanje vremenom, stavljate sebe i svoj tim u veliku prednost.

Od praćenja napretka vašeg zadatka do pojednostavljene komunikacije i saradnje, ovi alati stavljaju sve na vaš radar.

Kako poboljšati vještine upravljanja vremenom?

Evo nekoliko sjajnih načina za vježbanje dobrih vještina upravljanja vremenom:

Vježbajte Pomodoro tehniku

Ova metoda je idealna za izbjegavanje sagorijevanja. To podrazumijeva razbijanje cijelog vašeg rada u intervale, zvane Pomodoro.

To znači posvetiti 25 minuta fokusiranom radu, nakon čega slijedi kratka pauza od 5 minuta.

Nakon što završite niz intervala, možete napraviti dužu pauzu (20-30 minuta) kako biste zadržali fokus.

Koristite kalendar

Kalendari više nisu ograničeni na označavanje specijalizovanih datuma olovkom.

Možete koristiti moderne digitalne kalendare za planiranje zadataka i rokova.

Možete čak postaviti podsjetnike za važne datume i događaje kako biste ostali na pravom putu.

“Time Blocking” metoda

To je metoda upravljanja vremenom da cijeli dan podijelite na blokove, gdje svakom bloku posvećujete određeni zadatak ili grupu zadataka.

Na ovaj način zadržavate fokus na konkretnom rasporedu, umjesto da stvari držite otvorenima.

Pareto princip

Pravilo 80/20 ili Pareto princip pomaže u identifikaciji 20% uticajnih zadataka koji doprinose 80% vaših ciljeva ili rezultata.

Ovi zadaci su najefikasniji i najefikasniji i trebali bi im dati prioritet u vašem toku rada.

Procijenite i prilagodite

Nikada ne zaboravite razmisliti o svojim strategijama upravljanja vremenom i drugim poslovnim operacijama.

Identifikujte šta vam ide u prilog, a šta ne za održavanje efikasnosti. Nakon što ste prikupili sve uvide, izvršite odgovarajuće prilagodbe.

Dobro upravljanje vremenom je postepen proces

Ne postoji samo jedan način ili čarobni štapić koji vam može pomoći da postanete majstor u upravljanju vremenom preko noći.

Čak i ako ste sada skromni u tome, nemojte gubiti nadu. Na kraju krajeva, to je kontinuirani ciklus neuspjeha, učenja i izvršavanja.

Ako ste svjesni svojih nedostataka i prilagodljivi promjenama, možete razviti ove vještine u sebi i optimizirati svoje standarde produktivnosti.

Ostanite uporni i bit ćete uspješni u postizanju izvrsnosti u svojoj profesionalnoj potrazi.

(Izvor: Projecttimes, Prevela i prilagodila Akta.ba redakcija)